Política de tratamiento de datos
Plantilla preparada para eRegistro. Completa los datos entre corchetes y revísala con tu asesor legal antes de publicarla.
Este documento describe cómo se tratan los datos personales que los colegios registran en eRegistro. Forma parte del contrato de servicio entre el colegio (responsable) y Cloudev SpA (encargado).
1. Datos que se tratan
| Titular | Datos |
|---|---|
| Alumnos | Nombre, RUT, curso, fotografía (opcional, para que inspectoría lo reconozca), asistencia diaria y registro de retiros. |
| Personas autorizadas para retirar | Nombre, RUT, parentesco, teléfono, número de documento de la cédula (cifrado, para detectar cédulas antiguas o extraviadas), fotografía (opcional), vigencia y notas de la autorización y, si el colegio usa lector biométrico, el número de enrolamiento del lector. |
| Quien retira (en cada retiro) | Nombre, RUT, fotografía, fecha, hora y motivo del retiro. |
| Funcionarios usuarios | Nombre, correo, rol y registro de acciones en el sistema. |
2. Finalidad
Exclusivamente controlar la asistencia y resguardar la seguridad de los alumnos al momento de su retiro: verificar que quien retira está autorizado, dejar constancia y avisar al profesor o encargado. Los datos no se usan para publicidad, perfilamiento ni otras finalidades.
3. Base de licitud y deberes del colegio
El colegio es responsable de contar con una base de licitud para estos tratamientos (por ejemplo, el cumplimiento de su deber de cuidado y el consentimiento de los apoderados cuando corresponda) y de informar a su comunidad. Recomendamos incluir esta finalidad en la ficha de matrícula y en el reglamento interno.
4. Datos biométricos
La huella digital es un dato sensible. eRegistro no almacena huellas ni plantillas biométricas: la comparación ocurre dentro del lector del colegio, que sólo entrega a la app un número de enrolamiento. El enrolamiento requiere el consentimiento expreso del titular y debe ofrecerse siempre una alternativa (cédula o RUT).
5. Datos de niños, niñas y adolescentes
Se tratan atendiendo a su interés superior, con el mínimo de datos necesario y acceso restringido: cada profesor ve sólo sus cursos y no accede a los RUT de las personas autorizadas.
6. Obligaciones de Cloudev como encargado
- Tratar los datos sólo según las instrucciones documentadas del colegio.
- Garantizar confidencialidad de su personal y proveedores.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en el punto 7.
- Apoyar al colegio en la atención de derechos de los titulares.
- Notificar al colegio sin demora indebida cualquier vulneración de seguridad.
- Al terminar el contrato, devolver los datos en formato de uso común y eliminarlos dentro de 30 días, salvo obligación legal de conservarlos.
7. Medidas de seguridad
- Aislamiento lógico por colegio (multi-tenant) verificado en cada consulta.
- Autenticación con Auth0 por organización, con segundo factor disponible.
- Cifrado TLS en tránsito; cifrado AES-256-GCM de los RUT con índice ciego.
- Fotografías en almacenamiento privado, re-codificadas y sin metadatos EXIF.
- Bitácora de auditoría de creación, consulta, exportación y supresión.
- Copias de respaldo cifradas y principio de mínimo privilegio.
- Datos guardados en el dispositivo para el modo sin conexión, que se borran al cerrar sesión.
8. Conservación
Cada colegio define el plazo de conservación de los retiros (por defecto, 365 días). Cumplido el plazo, el registro y su fotografía se eliminan automáticamente. Las autorizaciones temporales se eliminan 90 días después de vencer. Las fotografías de alumnos y autorizados se conservan mientras la persona siga registrada y se eliminan al quitarla. La bitácora de auditoría se conserva 2 años.
9. Subencargados
Auth0 (Okta) para autenticación; [proveedor de nube y región] para base de datos y almacenamiento; [proveedor] para correo. Cloudev informará al colegio cualquier cambio de subencargado.
10. Derechos de los titulares
Los apoderados y demás titulares ejercen sus derechos ante el colegio. El administrador del colegio puede rectificar o suprimir los datos de un alumno desde el panel, lo que elimina también sus retiros y fotografías.